Aktenordner & Excel
Personalakten in Papierordnern, Stammdaten und Bewerberlisten in Excel. Doppelte Pflege, fehleranfällig, nicht DSGVO-konform.
HR-as-a-Service für den Mittelstand
HR. Digitalisiert. Gemanagt. Wirksam.
Q.HR-managed digitalisiert und betreut Ihre Personalprozesse auf Basis von Personio, mit ICN als Partner: strukturiert, verlässlich und passgenau für Unternehmen ohne dedizierte HR-Abteilung.
Ausgangslage
HR wächst mit dem Unternehmen mit — die Strukturen dafür oft nicht. In der Praxis zeigen sich immer wieder dieselben vier Muster.
Personalakten in Papierordnern, Stammdaten und Bewerberlisten in Excel. Doppelte Pflege, fehleranfällig, nicht DSGVO-konform.
Neue Mitarbeitende brauchen Wochen, bis alles läuft. Die Geschäftsleitung koordiniert nebenher — ohne Prozess.
HR-Themen hängen an einer oder zwei Personen. Urlaub, Krankheit oder Weggang werden sofort zum unternehmerischen Risiko.
DSGVO, Aufbewahrungsfristen, Schulungsnachweise — im Papierordner faktisch nicht systematisch nachweisbar.
17Stunden pro Woche
verbringen HR-Verantwortliche im Schnitt mit rein administrativen Tätigkeiten — mehr als 40 % ihrer Arbeitszeit. In Unternehmen ohne eigene HR-Abteilung trifft dieses Pensum direkt die Geschäftsleitung. Quelle: Personio / Bitkom Research, Befragung von 502 Unternehmen, 2020.
Heute
Mit Q.HR-managed
Die unsichtbaren Kosten
Die wahren Kosten ineffizienter HR erscheinen in keiner Gewinn- und Verlustrechnung. Real und spürbar sind sie trotzdem.
Ohne strukturiertes Onboarding brauchen neue Mitarbeitende laut Studienlage drei bis sechs Monate bis zur vollen Produktivität. Jeder Recruiting-Euro wirkt erst danach.
DSGVO, Nachweisgesetz, Arbeitszeitgesetz, Mindestlohngesetz — alle mit Dokumentationspflichten, die in analogen Strukturen regelmäßig zu kurz kommen.
Ohne Bewerbermanagement verlängern sich Zyklen, die Kandidatenerfahrung wird inkonsistent, Kennzahlen fehlen. Qualifizierte Bewerber gehen an Wettbewerber mit besseren Prozessen.
Improvisierte Strukturen tragen bis zu einem gewissen Punkt. Ab einer kritischen Größe werden fehlende HR-Prozesse zur wachstumslimitierenden Schwachstelle.
Die Frage ist nicht, ob analoge HR-Strukturen zum Problem werden — sondern wann. Wer wartet, zahlt später mehr für die Nachdigitalisierung.
Unsere Antwort
Q.HR-managed ist die Brücke zwischen HR-Prozessberatung, Personio-Einführung und laufender Prozessbetreuung. Wir analysieren Ihre HR-Prozesse, digitalisieren sie mit Personio — und begleiten sie laufend als Managed Service.
Bestandsaufnahme, Reifegradanalyse, Roadmap.
Personio einführen, Workflows aufbauen, Daten migrieren.
Managed Service, Sprechtage, kontinuierliche Optimierung.
Wir bauen Ihnen keine Insellösung. Wir bauen Ihre HR-Organisation — und halten sie am Laufen.
Das Versprechen von Q.HR-managed
Der Ablauf
Q.HR-managed ist kein Einführungsprojekt, das mit der Übergabe endet — sondern ein Managed Service, der die Verantwortung für die laufenden HR-Prozesse dauerhaft übernimmt.
1–2 Wochen
bis zu 12 Wochen
Laufend als Managed Service
Die Build-Dauer hängt von Unternehmensgröße, Ausgangslage und Umfang ab. Nach dem QuickCheck erhalten Sie einen konkreten Fahrplan mit Aufwandsschätzung — statt einer Pauschale, die entweder zu hoch oder zu knapp ist. Q.HR — Operate setzt ein abgeschlossenes Build-Projekt voraus.
Reifegradmodell
Q.HR-managed arbeitet mit einem vierstufigen Reifegradmodell. Es beschreibt die Entwicklung vom analogen Aktenordner zur strategisch ausgerichteten HR-Organisation — und macht sichtbar, wo Sie heute stehen.
Stufe 1
Personalakten sind digital geführt, Stammdaten zentral in Personio gepflegt. Sie wissen zuverlässig, wer im Unternehmen arbeitet und was vereinbart ist.
Digitale Akte, zentrale StammdatenStufe 2
Onboarding, Abwesenheitsverwaltung und Offboarding laufen strukturiert und digital ab. Neue Mitarbeitende starten geordnet.
Workflows, ChecklistenStufe 3
HR-Prozesse laufen auch ohne manuelle Intervention. Aufgaben werden automatisiert ausgelöst. Das System funktioniert unabhängig von Einzelpersonen.
Automatisierung, RobustheitStufe 4
HR-Daten werden als Steuerungsinstrument genutzt. Auswertungen sind verfügbar, Mitarbeitendengespräche strukturiert, HR hat ein strategisches Gesicht.
Analytics, strukturierte FührungKein Unternehmen muss alle vier Stufen auf einmal erreichen — und kein Unternehmen ist zu klein oder zu früh für Stufe 1. Der Einstieg erfolgt dort, wo Ihre tatsächliche Ausgangssituation es sinnvoll macht.
Die acht Bausteine
Das Leistungsmodell gliedert sich in acht Bausteine, organisiert in drei Kategorien. Jeder Baustein ist modular buchbar — der Einstieg erfolgt dort, wo der Handlungsbedarf am größten ist.
Bausteine 1–3 · Daten, Dokumente und Rollen in Ordnung bringen
Bausteine 4–5 · Den HR-Alltag automatisieren
Bausteine 6–8 · Aus HR ein Steuerungsinstrument machen
Kein Kommunikationscoaching
Vorbereitung, keine Abrechnung — kein Ersatz für Steuerberatung
Keine Rechtsberatung, kein Ersatz für Steuerberatung, kein technischer Personio-Support. Details dazu weiter unten unter „Leistungsabgrenzung".
Das Werkzeug
Über 16.000 Unternehmen setzen laut Personio auf die Plattform. Marktstandard im DACH-Raum mit europäischer Expansion.
Personalakte, Workflows, Rollen und Rechte, Recruiting, Performance und Lohn-Schnittstelle auf einer Plattform.
Die Daten bleiben in Deutschland, die Auftragsverarbeitung ist sauber geregelt.
Von 10 bis 5.000 Mitarbeitende. Sie zahlen nur, was Sie nutzen.
Warum ICN
Als bestehender ICN-Kunde entfällt die Einarbeitungszeit, die ein externer Berater braucht. Wir kennen Ihr Unternehmen, Ihre IT, Ihre Mitarbeitenden und Ihre Arbeitsweise — Accounts und Arbeitsplätze stellen wir ohnehin bereit.
Zwei ausgewiesene HR-Experten der ICN-Gruppe verantworten Q.HR-managed inhaltlich. Keine austauschbaren Beraterköpfe, keine anonymen Tickets — feste Ansprechpersonen mit persönlicher Verantwortung.
Konzept, Tool, Umsetzung, laufender Betrieb. Keine Schnittstellenprobleme zwischen Beratern, Implementierern und Betreibern — ICN verantwortet den gesamten Weg.
Wo Informationssicherheit ein Thema ist oder wird, spielen HR und Q.Sec-managed direkt zusammen: Schulungsnachweise, Rollenkonzepte, NDA-Verwaltung, Vorbereitung auf ISO 27001. Drei Welten, ein Ansprechpartner.
Leistungsabgrenzung
Transparenz ist Teil unseres Selbstverständnisses. Deshalb steht hier beides.
Die Abgrenzung zum Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) und zum Steuerberatungsgesetz (StBerG) halten wir bewusst ein. Q.HR-managed ist HR-Prozessberatung und Managed Service — kein Ersatz für Fachanwalt oder Steuerberater.
Preise
Der genaue Umfang und Ihr individueller Preis ergeben sich aus Ihrem persönlichen QuickCheck mit unserem HR-Team. Diese Einstiegspreise geben Ihnen die erste Orientierung.
Einstieg · persönlich begleitet
2.490 €einmalig · 1–2 Wochen
Reifegradanalyse, Gap-Analyse und Roadmap gemeinsam mit unserem HR-Team — Basis für Ihre passgenaue Empfehlung.
Kontakt aufnehmenMeistgewählt
Aufbau
ab 4.900 €einmalig
Starter, Standard oder Premium — Festpreis nach Scope. Der genaue Umfang ergibt sich aus Ihrem QuickCheck.
Kontakt aufnehmenLaufender Betrieb
1.199 €pro Monat
Flatrate für die laufende Betreuung. Setzt ein abgeschlossenes Build-Projekt voraus, Mindestlaufzeit 12 Monate.
Kontakt aufnehmenIndividuelle Anforderungen oder Kombinationen? Ihr genauer Umfang und Preis wird gemeinsam im QuickCheck ermittelt — nicht pauschal online berechnet.
Unverbindlich anfragenAlle Preise zzgl. MwSt. Die Begleitung während der Personio-Implementierung wird separat nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet; die Stundenschätzung erhalten Sie mit dem QuickCheck. Die Personio-Lizenz rechnen Sie direkt mit Personio ab.
Der Einstieg
Der Einstieg ist bewusst so gebaut, dass Sie an jeder Stelle frei entscheiden können.
Digitale Reifegradanalyse, Gap-Analyse, Roadmap. Nach einer bis zwei Wochen liegen die Karten auf dem Tisch.
Konkreter Fahrplan, Festpreisangebot für Build, Aufwandsschätzung für die Implementierungsbegleitung. Kein Blindflug.
Sie entscheiden frei: Umsetzung starten oder die Erkenntnisse als Eigenleistung mitnehmen. Kein automatischer Folgevertrag.
Der erste Schritt kostet keine Entscheidung — nur eine E-Mail. Wenn Sie es lieber selbst einschätzen möchten: Das kostenfreie Self-Assessment stellt Ihnen je Baustein drei Fragen — acht Bausteine, 15 bis 20 Minuten, komplett digital, ohne Installation. Sie erhalten Ihren Reifegradwert je Baustein als Grundlage für das Erstgespräch und den QuickCheck.